Vous êtes en recherche d’outils de communication interne ? vous êtes au bon endroit, nous en avons dressé une liste qui va vous aider à mieux communiquer, et gagner la confiance de vos collaborateurs.
La newsletter interne
Comme son nom l’indique, il s’agit d’une newsletter. En d’autres termes, c’est un ensemble d’information délivré via emailing à intervalle régulier et constant aux salariés. Vous pouvez y inclure les actualités de votre entreprise, la présentation des nouveaux salariés ou encore les derniers succès clients. Cette dernière a pour but de favoriser la cohésion entre vos services et de promouvoir la culture de votre entreprise
Les newsletters sont des outils de communication interne informatifs. La newsletter est en général de type descendant, elle permet aux dirigeants de s’adresser à l’ensemble des salariés rapidement et efficacement. Cependant, la newsletter ne doit pas être réservée uniquement à la direction dans la mesure où chaque collaborateur peut intervenir dans sa rédaction.
De ce fait, vous devez l’utiliser dans une logique de globalité. Traitez-y des généralités qui concernent une large partie de vos collaborateurs.
Par ailleurs, vous pouvez créer une belle newsletter interne avec Sendinblue. Une plateforme sur laquelle vous pouvez programmer et délivrer jusqu’à 300 mails par jour gratuitement. Sendinblue vous permet également de mesurer le taux de délivrabilité et d’ouverture de votre newsletter.
N’oubliez pas de rendre votre newsletter dynamique et attractive en y ajoutant des images, des vidéos ou encore des podcasts. Variez les contenus pour plus de performance
L’affichage dynamique
Très utilisé en milieu industriel, l’affichage dynamique est un puissant relai d’informations digital. En effet, votre réseau d’écran vous permet de communiquer de manière continue et réactive avec vos équipes.
L’affichage digital fait parti des outils de communication interne fédérateurs. Il s’agit d’un média qui se consomme collectivement et qui permet de soutenir efficacement vos actions de communication.
Depuis un CMS d’affichage dynamique vous pouvez facilement créer, programmer et diffuser des boucles d’informations à destination de vos salariés.
Par ailleurs, en installant des écrans dans vos salles de pause, vous pourrez proposer des séquences de divertissement à votre personnel et ainsi favoriser le capital sympathie de votre entreprise.
De plus, l’affichage dynamique a pour vocation de remplacer votre affichage papier. A l’ère du numérique, il n’est plus seulement question de communiquer mais également de capter l’attention de vos collaborateurs.
La communication sur écran répond parfaitement à ce besoin de modernité.
L’intranet
C’est l’outil de communication interne historique. L’intranet c’est la base de données informatique privée sur laquelle vos collaborateurs centralisent et échangent de l’information. C’est un peu le point névralgique digital de votre entreprise.
Vous devez le rendre accessible au plus grand nombre et proposer des bonnes pratiques liées à son utilisation.
Cependant l’intranet est un outil quelque peu vieillissant. En effet son architecture est parfois complexe et cloisonnée. Les conditions d’accès peuvent être contraignantes. En conséquence attention à ne pas en faire une usine à gaz. Vous risquerez de décourager vos collaborateurs.
A noter, les efforts de Microsoft avec sa solution Sharepoint, un intranet qui se veut moderne et intelligent.
La boîte à idées digitale
Comme son nom l’indique, il s’agit d’une boîte dans laquelle vos collaborateurs peuvent ajouter des idées (facile !). Elle permet de libérer la parole des salariés et par conséquent renforcer leur implication. De plus, cet outil de communication interne est un vecteur d’innovation, elle favorise l’émergence de projets interne.
Avec des plateformes comme Diboks, vous pouvez créer et partager en quelques clics votre boite à idées digitale. Chaque collaborateur invité sur la boite peut ajouter des idées, voter pour son idée préférée et laisser des commentaires.
Vous pouvez également miser sur l’anonymat en proposant à vos collaborateurs de poster leurs idées sans ajouter leurs noms ! Un super moyen de laisser la parole aux collaborateurs qui ont du mal à s’exprimer en temps normal.
Les outils collaboratifs
Leur utilisation ne cesse de croître ! Les plateformes collaboratives ont considérablement dynamisé les relations entre les salariés En effet, ces outils de communication interne proposent une réelle expérience de collaboration au sein des entreprises.
Vous rêvez de réduire le nombre de mails inutiles ? de gagner en productivité sur la gestion de vos projets ? d’inviter vos collaborateurs ou vos clients à partager des informations sur un canal dédié ? Tout cela est désormais possible et accessible en quelques clics.
Que cela soit Teams, Slack, Asana ou encore Trello, les plateformes sont très ergonomiques et faciles à déployer. Les versions de base sont en général gratuites, ainsi vous pouvez les tester rapidement et à moindre coût.
Elles vous offrent également la possibilité de visualiser l’avancée de vos projets. En effet toutes les données sont centralisées. Chaque étape de votre roadmap est consignée et chaque collaborateur sait ce qu’il a à faire en temps réel. Vous multipliez aussi vos possibilités en matière d’intégration et d’automatisation des workflows.
De plus ces outils vous permettent de mieux connecter les salariés détachés ou en télétravail. Il est important d’avoir un espace d’échange commun pour rassembler les collaborateurs autour d’un seul et même projet.
Le réseau social d’entreprise
Majoritairement déployé dans les grands groupes, le réseau social d’entreprise est un outil de communication interne de type horizontal. En premier lieu, gardez en tête que c’est un média ouvert. Il doit favoriser le dialogue et abolir les barrières hiérarchiques.
Vous devez l’utiliser avec un objectif de cohésion et de partage. Il permet aux collaborateurs de s’exprimer de manière informelle et spontanée.
Vous pouvez en amont proposer une charte d’utilisation à vos collaborateurs pour les guider à travers de bonnes pratiques.
Cependant attention, vous aurez peut-être du mal à faire décoller le concept. Vous devez accompagner le changement et inciter l’ensemble de vos équipes à prendre la parole sur le média.
Soyez bienveillant et identifiez les bons leviers de motivations.
Workplace de Facebook, Yammer de Microsoft mais aussi le français Jamespot offrent de belles performances. Choisissez un réseau social d’entreprise qui s’intègre à votre environnement de travail existant.
Le logiciel CRM (customer relationship management)
Votre logiciel CRM ne sert qu’à envoyer des factures aux clients ? Dommage vous pourriez en faire meilleur usage ! Les CRM centralisent toutes les données clients, de ce fait ce sont des outils de communication interne puissants pour collaborer.
En effet vous pouvez cartographier le parcours d’achat de vos clients et délivrer le même niveau d’information à l’ensemble de vos collaborateurs. En historisant toutes les actions de relation client vous gagnez en productivité dans la gestion de l’information. Plus besoin de demander au commercial s’il a bien envoyé le devis au prospect A, plus besoin de demander au service client si l’intervention a bien été réalisée chez le client B.
Toutes les informations sont chronologiquement classées et accessibles depuis le CRM.
Il en existe de nombreux sur le marché. En fonction de vos moyens et de vos ambitions vous pouvez opter pour Hubspot, Salesforce ou encore une solution open source comme Dolibarr
L’email direct
Et enfin nous terminons cet article avec l’indétrônable email direct. Un outil de communication interne que vous connaissez sûrement déjà. Bien que l’email ait encore de beaux jours devant lui son utilisation en entreprise n’est pas toujours adéquate.
En premier lieu, réservez le pour transmettre des informations formelles et capitales. Délivrez uniquement de l’information qui doit être conservée et tracée. Ne tombez pas dans le piège de la sur information. Vos collaborateurs en traitent déjà des dizaines par jour, nul de besoin de remplir davantage leur boîte.
Dans un second temps, assurez-vous que votre email soit correctement lu et assimilé. N’hésitez pas à aborder le sujet avec votre destinataire lorsque l’occasion se présente, au cours d’une discussion ou d’un coup de téléphone par exemple.
Gardez à l’idée que votre communication interne ne doit pas passer uniquement par l’email.
Conclusion
Pour conclure, il est important de préciser que les outils à eux seuls n’assureront pas le succès de votre projet. C’est pourquoi vous devez définir en amont une stratégie ! On vous livre tous nos conseils en la matière ici
Raisonnez toujours contenu avant contenant ! Que cela soit du texte, des images ou une vidéo, le plus important dans votre communication interne c’est la créativité et l’authenticité qui en ressort.
Dans cet article nous avons évoqué uniquement des outils digitaux, n’oubliez pas qu’il en existe d’autre. Ne négligez pas vos traditionnelles réunions d’équipe et vos sorties team building.
Si vous souhaitez aller plus loin dans votre réflexion, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc intitulé « Comment améliorer l’engagement de vos collaborateurs ? »
