Vous êtes en charge d’informer, de fédérer et de motiver vos collaborateurs, pour cela vous devez créer un plan de communication interne qui rime avec efficacité.
C’est un exercice délicat cependant il existe une méthode simple pour transformer votre projet en succès !
Voyons comment en quelques étapes vous pouvez remporter l’adhésion de vos salariés.
C’est parti !
1- Réaliser un audit de votre communication interne
Avant de vous jeter à corps perdu dans ce projet, prenez un moment pour réaliser un diagnostic de l’existant. En effet votre plan de communication interne aura plus d’impact si vous avez une bonne connaissance de vos forces et de vos faiblesses.
Faîtes un état des communications réalisées à ce jour et tirez en un maximum d’informations. L’IFACI (institut français de l’audit et du contrôle interne) a défini différentes étapes vous permettant de mener à bien cet audit.
- Déterminer la quantité d’informations transmises
- Evaluer la qualité des messages véhiculés
- Estimer le degré de satisfaction et de connaissance des collaborateurs
- Identifier les différents canaux d’informations formels et informels
- Déceler les blocages à la bonne circulation de l’information
Dans ces conditions vous serez en mesure de savoir si vous délivrez le bon message, à la bonne personne, au bon moment.
De plus si vous tenez des KPI (indicateurs clés de performance), servez-vous en pour mieux analyser l’environnement dans lequel vous évoluez.
Pour conclure, votre audit de communication interne a pour objectif de mesurer l’écart entre la stratégie de l’entreprise et ce qui en est réellement perçu.
Vous voulez en savoir plus sur l’audit de communication interne ? Laissez-nous un message nous serions heureux d’échanger avec vous sur cette thématique.
2- Fixez-vous des objectifs
Votre plan de communication interne doit comporter des objectifs. Ces objectifs doivent être SMART.
- Spécifique, chaque objectif doit traiter d’un but précis
- Mesurable, vous devez avoir la capacité de mesurer si les objectifs sont atteints
- Atteignable, les objectifs sont un ensemble d’étapes à passer
- Réaliste, les objectifs doivent être cohérents en fonction des moyens à votre disposition
- Temporellement défini, les objectifs sont déterminés dans le temps
Les objectifs doivent être fixés en adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise. Par conséquent il est important d’avoir un positionnement clair et une tonalité distincte. Vos objectifs sont de différentes natures. En effet, vous avez pour missions principales de motiver les collaborateurs, de les informer et de favoriser l’émergence d’une culture d’entreprise forte.
3- Etudiez vos personas interne
Comme en marketing, l’étude et la segmentation de vos audience est un facteur clé de succès de votre plan de communication interne.
Sur ce point, vous devez réaliser des portraits fidèles de vos collaborateurs.
Essayez d’identifier leurs leviers de motivations et leurs peurs. Attachez vous à connaître leurs soft skills, leurs centres d’intérêt mais aussi les médias qu’ils utilisent pour s’informer.
L’idée n’étant pas de réaliser cet exercice pour tous les salariés de l’entreprise mais pour des populations représentatives. (Les commerciaux, les opérateurs de productions, les cadres …)
Ainsi en vous intéressant à vos collaborateurs vous serez plus à même de les comprendre et de les fidéliser.
4- Définissez vos thématiques de communication interne
Vous connaissez vos objectifs et vos personas, maintenant vous devez définir les messages que vous voulez véhiculer. A cet effet, il est important d’identifier les piliers de contenu sur lesquels vous allez communiquer.
Votre plan de communication interne doit alors comporter des rubriques dans lesquelles vous allez classer les différentes informations que vous voulez transmettre.
En général nous retrouvons des thématiques récurrentes comme, les actualités de l’entreprise, la sécurité, la qualité ou encore la RSE.
Gardez à l’esprit que votre contenu doit être informatif et distractif.
Pour finir, nous vous conseillons de rester concis au départ et d’intégrer progressivement de nouvelles thématiques par la suite.
5- Déterminez vos canaux de communication
Vous avez de multiples supports à votre disposition pour communiquer. Par conséquent vous devez choisir les outils les plus adaptés pour toucher votre cible.
Qu’ils soient traditionnels ou digitaux, vos médias doivent être choisis en fonction de 2 choses :
- Le type de message que vous transmettez
- Les collaborateurs que vous souhaitez toucher
De ce fait, vous gagnerez en efficience en retenant les canaux les plus rentables.
Votre plan de communication interne doit vous aider à créer une synergie et une cohérence entre vos différents canaux.
Plateforme collaborative, réseau social d’entreprise ou encore affichage dynamique, tous les canaux répondent à des usages différents.
6- Planifiez vos actions dans le temps
Comme son nom l’indique, le plan de communication interne doit permettre de planifier l’action de communication dans le temps.
Par conséquent vous allez devoir créer un calendrier pour anticiper la création et la diffusion de contenu.
Vous aurez ainsi une visibilité à moyen et long terme. Vous gagnerez aussi en flexibilité sur la gestion de votre ligne éditoriale.
7- Impliquez vos contributeurs
Vous allez avoir besoin de contributeurs pour récolter, créer et diffuser du contenu. Chaque service à son rôle à jouer.
A cet effet, nous vous conseillons de constituer un comité rédactionnel. Composé des différentes personnes qui interviendront en communication interne, il est garant de la bonne collecte et diffusion du contenu.
C’est pourquoi vous devez structurer une équipe dédiée pour gagner en efficacité. Des lors votre plan de communication interne doit inclure la nomination des collaborateurs qui seront en charge d’animer vos différentes thématiques internes.
8- Mesurer la performance de votre plan de communication interne
En dernier lieu vous allez devoir mettre en place un tableau de bord pour suivre et analyser vos indicateurs de performances. Vous pourrez ainsi mesurer l’atteinte de vos objectifs et l’engagement de vos collaborateurs.
Bien qu’il existe des indicateurs internes communs à toutes les entreprises comme le taux d’absentéisme ou le taux de turnover, vous pouvez imaginer des indicateurs plus spécifiques à votre activité.
Nous vous conseillons également de réaliser des enquêtes périodiques auprès de vos collaborateurs.
Chaque année vous pouvez calculer votre ENPS (Employee Net Promoter Score).
Un indicateur permettant d’identifier :
- les détracteurs : ceux qui ne recommanderont pas votre entreprise à un ami
- les passifs : ceux qui ne donneront pas leur opinion
- les ambassadeurs : ceux qui prêcheront pour votre paroisse
Soyez méthodique et rigoureux
En conclusion, nous vous invitons à prendre de la hauteur pour réaliser votre plan de communication interne.
N’oubliez pas que cela a pour but d’influencer l’engagement de vos collaborateurs. Il s’agit avant tout d’un investissement à long terme. Inscrivez votre démarche dans une logique de progrès de la qualité de vie au travail
Pensez toujours au contenu avant au contenant, l’important c’est d’être créatif et audacieux pour gagner la confiance de vos collaborateurs.